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Trucs et astuces

Trucs et Astuces

Dorénavant et pour plus un accès plus rapide et centralisé, tous nos trucs et astuces seront tout d'abord convertis en vidéos et postés sur notre plateforme de formation. Cette section est totalement gratuite!

Chaque semaine, une nouvelle vidéo sera mise en ligne avec de nouvelles astuces pour vous faire gagner beaucoup de temps mais surtout pour vous faire progresser dans l'utilisation du logiciel.

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Collage spécial

Coller le contenu d'une ligne en colonne

Vous venez de saisir votre ligne de titre comme d'habitude et vous vous dites que finalement ce serait mieux d'avoir ces données en colonne et vous vous apprêtez à ressaisir une nouvelle fois les données dans une colonne.

collage special

Bien sûr que comme dans cet exemple, si vous n'avez que quelques colonnes, la perte de temps ne sera pas significative mais quand même. Excel peut faire ça pour vous très rapidement.

1) Commencez par sélectionner vos données et copiez (Ctrl+C ou Cmd+C sur mac), puis sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez commencer le collage sur la feuille ou une autre feuille.

2) Cliquez sur la petite flèche du bouton "Coller" en haut à gauche et choisissez "Collage spécial..."

collage special

3) Cochez la case "Transposé" et cliquez sur OK.

collage special

et voilà !

collage special

lien

Déplacement avec un lien hypertexte

Un lien hypertexte permet quand on clique dessus d'aller vers la destination qu'il désigne.

Il se peut que vous vouliez vous déplacer d'une cellule vers une autre cellule située très loin de la première ou encore d'une cellule d'une feuille vers une cellule d'une autre feuille ou bien encore créer un menu sur une feuille qui vous amène sur toutes les autres feuilles à partir du même endroit.

Voici comment faire avec les liens hypertexte.

Supposons que vous vouliez aller vers la cellule B10 de la même feuille.

1) Sélectionner la cellule A3
2) Cliquez sur le menu "Insertion" et tout à fait à droite cliquez sur "Lien" et "Insérer un lien..."

lien lien2

3) Sélectionner "Emplacement dans ce document"
4) Sélectionner "Feuil1" (la  feuille où vous voulez aller" et saisissez la cellule de destination (ici la cellule B10)

lien3

La cellule A3 prend maintenant le format du lien hypertexte avec le texte ou le mot souligné.
Quand vous cliquez dessus, vous allez directement sur la cellule B10!

lien4

 

On peut donc faire la même chose pour aller sur une autre feuille et ainsi créer un menu de navigation entre les feuilles.
Créons notre premier bouton.

1) Menu "Insérer" / "Illustrations" / "Formes" et choisissez une rectangle.
2) Dessiner le sur votre page en faisant glisser la souris
3) Double cliquez sur le rectangle et taper du texte au clavier pour lui donner un nom
Garder le rectangle sélectionné.

lien5  lien

4) Cliquez sur le menu "Insertion" et tout à fait à droite cliquez sur "Lien" et "Insérer un lien..."
5) Sélectionner "Feuil5" (la  feuille où vous voulez aller" et saisissez la cellule de destination (ici la cellule A1)

 lien6

Répétez la même opération pour tous les boutons de navigation.

liste

Le remplissage automatique

Il vous est sans doute arrivé d'avoir à séparer le nom du prénom dans une colonne pour les mettre dans 2 colonnes distinctes et vice-versa de ramener le nom et le prénom dans la même cellule et j'imagine que vous avez retapé toutes les données ...

Cette astuce va vous changer la vie sur Excel:

Prenez une liste de données comme celle-ci avec le prénom et le nom dans la colonne A.
1) Saisissez le prénom en B2 et le nom en C2 (minuscule ou majuscule en fonction du résultat souhaité).

liste

2) Sélectionner une cellule dans la colonne B

3) Menu "Données" et cliquez sur l'icône "Remplissage instantané"

Excel va remplir la colonne avec tous les prénoms.

4) Faites la même chose dans la colonne C pour qu'Excel rapatrie tous les noms de famille.


remplissage

 

Supposons que vous vouliez faire l'inverse et rapatrier le prénom et le nom dans une même cellule:

1) Saisissez le premier prénom et nom en D1
2) Saisissez le deuxième prénom et nom en D2
Excel interprète ce que vous voulez faire et vous le propose (en gris).
3) Il vous suffit alors d'accepter (valider par Entrée) ou de refuser (touche retour).

remplissage

protéger une feuille

Protéger une feuille

Il vous est sans doute arrivé ou quelqu'un ayant eu également accès à votre fichier d'écraser ou d'effacer les formules de calcul patiemment élaborées ... dans votre liste de données.

Voici comment vous éviter et éviter aux autre d'anéantir plusieurs heures de travail.

Voici un petit tableau avec un prix unitaire, une quantité et un prix de vente calculé avec une multiplication (simple mais c'est juste pour l'exemple).

tableau

Vous souhaitez que l'utilisateur final du fichier ne puisse que modifier le prix unitaire et les quantités mais pas le calcul du prix de vente qui lui doit s'afficher automatiquement à toute nouvelle entrée de prix et de quantité sur les lignes suivantes.

Préalable à connaitre: Par défaut, toutes les cellules d'une feuilles sont verrouillées. Ce qui veut dire que si on protège la feuille, toutes les cellules seront inaccessibles à l'écriture.
Il faut donc tout d'abord déverrouiller les cellules que l'on souhaite laisser accessible à l'écriture. Ici de A2 à B4.

1) On sélectionne la zone A2:B4
Clic droit sur cette sélection et sélectionner "Format de cellule" tout en bas.

menu  

Dans l'onglet "Protection", bien prendre soin de décocher la case "verrouillée"

protect

2) Cliquez sur l'onglet "Révision" du menu et sur "Protéger le feuille"

menu

Vous avez le choix de saisir un mot de passe (conseillé, mais il faudra vous en souvenir car sinon il n'y a pas de moyen de le récupérer pour l'utilisateur moyen)

Déselectionner "Sélectionner les cellules verrouillées"

Cocher toutes les cases que vous souhaitez laisser libre à l'utilisateur.

menu2  menu3

Cliquez sur OK et voila !

 

navigation dans les feuilles d'Excel

Naviguer rapidement d'une feuille à l'autre dans un classeur

Pour naviguer entre les feuilles d'un classeur il suffit bien sûr de cliquer sur l'onglet de son choix si il est visible.
On peut aussi cliquer sur les petites flèches de navigation pour aller d'un côté ou de l'autre mais quand on a beaucoup de feuilles et que l'on veut atteindre une feuille parmi les dernières ça peut s'avérer assez long en fonction du nombre de feuilles de votre classeur.

navigation

On ici 2 options très rapide pour contourner ce problème:

1) Enfoncez la touche Ctrl et clic gauche sur les flèches de navigation vous amène directement sur la dernière feuille avec la flèche droite et sur la première avec la flèche gauche.

navigation

2) Clic droit sur une des flèches déroule la liste de toutes les feuilles du classeur.

navigation

Il suffit alors de sélectionner la feuille que l'on veut active et cliquer sur OK.

Très rapide !!!

Imprimer la ligne de titres

Imprimer la ligne de titres sur toutes les pages

Combien de fois avez vous copié et collé la ligne de titres en haut de chaque page ? Combien de fois avez vous eu à ajuster cette ligne de titres sur les pages 2, 3, 4 ... parce que vous avez ajouté une ligne dans votre liste qui a donc décalé votre ligne de titre d'une ligne vers le bas ?

Excel va faire ça bien mieux et bien plus vite et de plus il va s'adapter quel que soit le nombre de lignes que vous avez à ajouter dans votre liste de données.

Voici une liste de données avec sa ligne de titres en orange:

lignedetitre1

Il n'y a pas la ligne de titres sur la page 2 et les pages suivantes:

lignedetitres2

On va demander à Excel d'insérer cette ligne de titres au bon endroit en haut de chaque page:
Cliquez sur menu "Mise en page" puis sur l'icône "Imprimer les titres":

lignedetitres3

La fenêtre de dialogue suivante apparait.
Cliquez dans la zone "Lignes à répéter en haut" puis cliquez sur le numéro de la ligne de titres que vous voulez reproduire sur toutes les pages.
Excel inscrit la ligne avec des $ pour figer la ligne, ici la ligne 1.

Et voilà ! Excel va reproduire à l'identique la ligne de titres en haut de toutes les pages et va s'adapter si vous ajouter ou supprimer des lignes dans votre liste de données.
Vérifier le résultat dans l'aperçu avant impression.

lignedetitres4

 

 

 

 

 

 

 

 

Coller une mise en forme

Vous avez choisi de mettre en forme une cellule avec un fond bleu, une police Arial Black rouge en italique et en taille 14, le tout dans un cadre noir. Désormais, vous voulez qu'une autre cellule adopte la même mise en forme. Plutôt que de perdre du temps à reconstituer, étape par étape, les changements apportés précédemment, vous pouvez simplement copier-coller la mise en forme, sans toucher au contenu de la cellule.

Pour cela vous avez 3 façons de faire:

menuCollage

1) Utiliser les menus

  • Se placer sur la cellule déjà mise en forme
  • Taper CTRL + C ou clic droit puis Copier
  • Sélectionner la cellule à mettre en forme
  • Cliquez sur l'icône "Coller" en haut à gauche du menu "Accueil" puis dans la liste déroulante "Collage Spécial"
  • Sélectionner Formats
  • CLIQUER sur OK

collagespe

2) Utiliser le raccourci clavier

  • Se placer sur la cellule déjà mise en forme
  • ​​​​​​​Taper CTRL + C ou clic droit puis Copier
  • Sélectionner la cellule à mettre en forme
  • Taper CTRL + Ait + V

3) Utiliser le pinceau

  • Se placer sur la cellule déjà mise en forme
  • ​​​​​​​Taper CTRL + C ou clic droit puis Copier
  • Cliquez sur le pinceau
  • Cliquez sur la cellule de destination pour ne recopier que le format

pinceau

Différence entre la moyenne et la médiane

Certaines études parlent du salaire moyen, d’autres du salaire médian. il convient bien de savoir faire la différence, pour pouvoir tirer les bonnes conclusions.

Un peu de maths
La moyenne ou espérance d’une série statistique est le rapport de la somme des caractères statistiques des individus par le nombre de ces individus.

La médiane tend à partager la population en deux populations de taille égale. Si m est la médiane, le nombre d’individus dont le caractère statistique est inférieur à m doit correspondre au nombre d’individus dont le caractère statistique est supérieur à m.

Pour la série : 2, 2, 3, 3, 3, 3, 4, 5, 10, 20

• La moyenne est 5,5

2+2+3+3+3+3+4+5+10+20 = 55/10 = 5,5

• La médiane est 4
50% des valeurs de la série sont inférieurs ou égaux à 4, 50% supérieurs ou égaux à 4

Mais alors, lequel préférer ?

La moyenne est très sensible à des valeurs extrêmes, une valeur très grande (ou très petite) même isolée a une influence considérable dans la moyenne.
Par contre la médiane est protégée de l’influence de ces valeurs extrêmes, étant donc un indicateur plus fiable de la situation de la majorité de la population.

C’est pour cela que lorsqu’on parle de salaire, il vaut mieux considérer le salaire médian comme référence.

Exemple

Imaginons un jeune et dynamique ingénieur qui va se réunir avec ses camarades d’école pour célébrer le dixième anniversaire de leur promotion et voir où ils en sont en termes de rémunération.
Imaginons donc que le résultat de cette petite enquête improvisée :

Notre ingénieur gagne 32 K$

Salaires dans l’entreprise 90,00 $ 32,00 $ 38,00 $ 34,00 $ 29,00 $ 32,00 $ 34,00 $ 31,00 $ 33,00 $ 31,00 $

Si notre ingénieur calcule le salaire moyen, il risque de penser qu’il est mal payé par rapport à ses collègues, car le salaire moyen du groupe est de 38,40 K$.

Si notre ingénieur calcule le salaire median, il voit que son salaire se place tout juste dans la médiane du groupe qui est de 33 K$

Si en allant à la même soirée, notre ingénieur relevait les résultats suivants :

39,00 $ 38,00 $ 37,00 $ 35,00 $ 39,00 $ 38,00 $ 40,00 $ 38,00 $ 38,00 $ 40,00 $

Là il aurait des soucis à se faire, car la moyenne est quasiment la même à
38,20 K$, mais la médiane est de 38 K$.
Ce qui veut dire que plus de la moitié de ses camarades gagnent au moins 38 K$ tandis que lui stagne à 32 K$.

Toujours afficher la première ligne / la première colonne

Sur Excel, vous pouvez figer les volets :

Cela permet de toujours afficher la première ligne ou la première colonne. Vous pouvez également choisir de figer plusieurs lignes ou plusieurs colonnes ! Pour ce faire, sélectionnez la première cellule non-figée. Par exemple, si vous souhaitez figer la ligne 1 et la colonne A, sélectionnez la cellule B2. Dans le menu Affichage, choisissez Figer les volets et le tour est joué.

Pour revenir à l'état initial, retourner dans le menu Affichage et sélectionner Libérer les volets

Office 2019 : pour Windows 10 uniquement

Office 2019 : pour Windows 10 uniquement

Contrairement à Office 365, la version d'Office sur abonnement, qui continuera à être utilisable depuis un PC sous Windows 10, 8 ou 7, la version classique d'Office 2019 se réservera à celles et ceux qui disposent de la dernière mouture de Windows.

Cette nouvelle édition de la suite bureautique qui sortira plus tard cette année apportera bien sûr son lot de nouveautés : "le tableur Excel va proposer une nouvelle façon de réaliser des formules, des graphiques et des tableaux grâce notamment aux techniques de machine learning".

Aujourd'hui, nous apprenons que les applications de la suite Office 2019 ne fonctionneront que sous Windows 10. Cela ne vaudra que pour ceux qui souhaitent disposer d'Office 2019 en "licence perpétuelle", alors que les abonnés à Office 365 pourront, eux, continuer à profiter des nouvelles fonctionnalités ajoutées à cette version en ligne sans changer de système d'exploitation. Les autres devront donc envisager une migration vers Windows 10 s'ils veulent pouvoir acheter Office 2019. Précisons que tout cela ne concerne absolument pas Office pour Mac, qui est un produit différent avec son propre planning de sorties.

L'idée est évidemment de pousser les entreprises qui utilisent la version classique d'Office — et non Office 365 — à mettre à niveau leur parc informatique vers Windows 10 si elles veulent exploiter les nouvelles fonctions apportées par Office 2019.

Pour les particuliers, l'alternative est de continuer à utiliser Office 2013 ou 2016.

Microsoft Office pour Mac passe en version 16 et gagne des outils collaboratifs

Microsoft Office pour Mac passe en version 16 et gagne des outils collaboratifs

Dans la version 16.9 d'Office pour Mac, l'éditeur apporte de nouveaux outils collaboratifs. En clair, vous pourrez éditer vos documents dans le Cloud et à plusieurs, tout cela en même temps, avec des indicateurs représentants les modifications en cours des différents participants. La fonctionnalité est évidemment déjà en place chez Google depuis un moment.

Microsoft améliore également la sauvegarde en proposant des incréments réguliers dès la moindre modification. Il sera ensuite possible de revenir à une version précédentes grâce à un système de versions. Là encore, Microsoft arrive après la guerre, mais mieux vaut tard que jamais.

L'éditeur a également amélioré ses menus avec les documents récents et des modèles souvent utilisés. Excel gagne de nouveaux outils graphiques, de nouvelles fonctions et surtout, un système multi-tâches permettant de réaliser des calculs en parallèle.

Du côté de PowerPoint, un nouvel outil permet de créer rapidement une présentation à partir de quelques idées importantes, et l'éditeur propose également une intégration plus rapides des médias audio et vidéo. Enfin, la souris peut être utilisée façon pointeur laser pour les présentations.

Enfin, du côté d'Outlook, peu de nouveautés, mais quelques gestes (pour supprimer les mails rapidement avec un TrackPad), ainsi que la prise en charge de Google (Calendar et Contact).